The #SmartMeeting

"La reunión del buen gusto"

https://bit.ly/3xaj1pA

¡Hola y bienvenid@s!

Mi nombre es José J. Peleato Pradel.

by jjpeleato.com | numericco.com

Gratitud

"Es de bien nacido ser agradecido"

Presentación inspirada en el trabajo #NoMeetings de Javier Rubio y su ponencia en la conferencia Agile Spain 2022.

Antes de comenzar

Dos palabras

Shu Ha Ri

Concepto de las artes marciales japonesas, describe las etapas del aprendizaje hasta la maestría.

Kai zen

Término que significa "mejora continua" basado en acciones concretas, simples y poco onerosas.

Shu Ha Ri + Kai zen

"La maestría de un equipo es el resultado de la mejora continua de todos sus miembros"

Y este, ¿qué nos dice?

Debemos cuestionarnos nuestra forma de trabajar individual para mejorar la colectiva.

Disclaimer

"To meet, or not to meet, that is the question"

Reunirse, o no reunirse, esa es la cuestión.

Las reuniones son esenciales para permitir la colaboración, la creatividad y la innovación.

Fomentan las relaciones interpersonales y garantizan un intercambio de información adecuado.

El objetivo

"Trabajar con menos reuniones y más eficientes con el apoyo de las tecnologías asíncronas"

¿Qué es una reunión?

Según la RAE

Acción y efecto de reunir o conjunto de personas reunidas.

Según WikiPedia

Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, con un propósito común.

Según Javier Rubio

Una reunión es tiempo síncrono de dos o más personas.

Nuestra definición

Sesión conjunta de objetivos de dos o más personas de tiempo síncrono.

¿Son eficientes las reuniones?

Datos, datos y datos

Debemos ser conscientes de lo que supone reunirnos.

"8 personas en una reunión de 1 hora son 8 horas"

O lo que es lo mismo, una jornada de trabajo. Aunque parece obvio, normalmente no lo valoramos.

Un paréntesis

Todas las citas que vamos a leer a continuación están extraídas de diferentes estudios o artículos de interés compartidos en el apartado Bibliografía.

"Los horarios plagados de reuniones interrumpen el trabajo profundo (Deep work)"

"Stop the meeting madness" Harvard Business Review.

"Las reuniones ineficaces tienen un impacto negativo en el bienestar psicológico, físico y mental"

"The psychological price of meetings" Calendar.

"Un 92% de las personas admiten realizar múltiples tareas durante las reuniones"

"The psychological price of meetings" Calendar.

"El 70% de todas las reuniones impiden que los empleados trabajen y completen sus tareas"

"Shocking meeting statistics in 2021 that will take you by surprise" Otter.ai.

"La productividad de los empleados aumenta un 71% cuando las reuniones se reducen un 40%"

"Dear manager, you’re holding too many meetings" Harvard Business Review.

"Eliminar el 60% de las reuniones aumenta la cooperación en un 55%"

"Dear manager, you’re holding too many meetings" Harvard Business Review.

"Eliminar el 60% de las reuniones disminuye el estrés en un 57%"

"Dear manager, you’re holding too many meetings" Harvard Business Review.

Y podría continuar con más datos... pero...

¡Boom! Me explotó la cabeza.

¿Cuándo tener una reunión?

Cuadro de decisión (4 pasos)

Paso 1

¿He reflexionado lo suficiente para tener una reunión?

No: Debo dedicar tiempo a clarificar y pensar sobre el trabajo.
Si: Continuar.

Paso 2

¿Necesito información externa o ayuda de un tercero?

No: Programar tiempo en mi agenda para ejecutar el trabajo.
Si: Continuar.

Paso 3

¿Avanzar requiere una conversación en tiempo real?

No: Utilizar herramientas asíncronas de comunicación (~~Slack~~ Jira o Confluence).
Si: Continuar.

Paso 4

Preparar y programar la reunión

Optimize meetings

Antes de la reunión

Acciones asíncronas

1. Validar cuadro de decisión

¿De verdad debo convocar a mis compañeras y compañeros?

2. Definir el objetivo de la reunión

¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Qué propósito tiene? ¿Qué busco conseguir con ella?

3. Enumerar el orden del día

Debemos crear un guión y listar todos los puntos a tratar en la reunión

No te olvides de reservar un último punto para las preguntas y respuestas.

4. Asignar tiempo a cada punto

Establecer un tiempo máximo a cada punto de la reunión

5. Asignar un tiempo máximo a la reunión

Las reuniones ideales no deberían ser de más de 30 minutos, siendo 15 minutos el tiempo óptimo

6. Determinar quién asiste

No debemos invitar por invitar. No debemos aceptar ir por aceptar.

7. Definir roles (y responsabilidades)

Cada asistente debe cumplir un rol (o más) en la reunión

Rol anfitrión: Encargado de crear y presentar los temas de la agenda y trasladar la información a todos.
Rol moderador: Encargado de hacer cumplir estrictamente el tiempo asignado y reconducir la conversación si no se habla de los puntos de la agenda.
Rol escritor: Encargado de tomar notas y trascribirlas al acta de la reunión.
Rol colaborador: Encargado de escuchar al anfitrión y aportar ideas si procede.

8. Crear la agenda de la reunión

Redactar la agenda de la reunión en Confluence para enviar posteriormente al equipo.

La agenda de la reunión debe explicar de una forma clara y concisa: el propósito de la reunión, los puntos a tratar, el tiempo máximo de la reunión y de cada punto, los asistentes y sus roles.

También, debemos enlazar y/o aportar toda la documentación y/o recursos necesarios para pre-alinear a todo el equipo.

9. Crear recursos asíncronos

Crear tarea de Jira y Google Meet compartiendo la agenda de la reunión.

Actualizar la agenda de la reunión añadiendo la tarea de Jira y enlace a Google Meet.

10. Compartir la agenda de la reunión

Enviar la agenda de la reunión con 24 horas de antelación para su lectura

Cada miembro del equipo debe conocer los puntos a tratar y qué rol le ha sido asignado.

11. Momento hater

Rechazar toda reunión que no cumpla con los puntos anteriores

Conclusión

Tiene que haber una agenda, unos objetivos y todo el equipo los debe conocer con tiempo suficiente a través de las herramientas asíncronas.

Y, como asistentes, debemos llevar preparadas las preguntas y dudas.

Se debería normalizar el cancelar reuniones si no se conoce la agenda y animar a las compañeras y compañeros a que expliquen el objetivo de reunirse.

Optimize meetings

Durante la reunión

Acciones síncronas

1. Ser puntual

Empezar a tiempo hace acabar a tiempo (y poder tomar un café después)

2. Time boxing estricto

El verdadero respeto hacia los demás es cuidar su tiempo, su mayor valor

Los roles anfitrión y moderador deben velar por cumplir los tiempos marcados en la agenda de la reunión.

3. Foco y respeto

No trabajar en otros proyectos, no enviar emails, no responder en Slack, nuestro foco debe ser la reunión.

Para poder cumplir los tiempos asignados en la agenda todos los asistentes deben practicar la escucha activa.

4. Tomar anotaciones

Recoge los puntos principales con herramientas colaborativas

Con herramientas como Confluence o Miro tomar anotaciones por parte del equipo para poder hacer finalmente un acta.

5. Preguntas y respuestas

Aporta y construye, es momento de debatir, resolver dudas y acoplar ideas

6. Definición de próximos pasos

Toda reunión debe precisar las siguientes acciones en el proyecto

Conclusión

Durante la reunión debemos estar focalizados en ella, mostrar respeto a nuestras compañeras y compañeros, cumplir el tiempo fijado y tomar anotaciones si procede.

Por último, debemos frenar los temas secundarios (site topics) anotándolos en un parking lot para futuras deliberaciones síncronas o asíncronas.

Optimize meetings

Después de la reunión

Acciones asíncronas

1. Transcribir anotaciones

Todos los miembros del equipo deben transcribir sus anotaciones al acta de la reunión, si procede y no está ya incluido por parte del rol escritor.

2. Validar acta

Todos los miembros de la reunión deben validar el acta de la reunión.

3. Acciones futuras

El rol anfitrión (si procede) deberá crear las tareas en Jira de las próximas acciones que se han decidido conjuntamente.

Conclusión

Tras la reunión debemos colaborar construyendo el acta de la reunión final, transcribiendo nuestras anotaciones y creando los próximos pasos si procede.

En resumen, facilitar a las personas que no han asistido a la reunión las herramientas y toda la información para estar alineados con el resto del equipo.

Extended

Optimize meetings

1. Descanso de 10 minutos entre reuniones.

Permitir descansar a nuestras compañeras y compañeros para reiniciar la mente.

Research proves your brain needs breaks (Abril 2021, Microsoft)

2. No a la tecnología

Las herramientas más eficientes son el papel y bolígrafo.

Ir a una reunión sin ordenador aumenta en un 100% la atención de la misma =)

3. No meeting Wednesday (NMW)

Los miércoles sin reuniones

How to take back your productivity with No Meeting Wednesday (Octubre 2016, Asana)

Debemos respetar el día dedicado al trabajo profundo (Deep work).

Un cambio radical en la cultura de la empresa, para su implementación todas y todos debemos ser estrictos y no crear reuniones ese día, ni aceptarlas, si te convocan.

4. Regla 15-30-5

La regla 15-30-5 consiste en hacer reuniones internas de 15 minutos, reuniones con cliente de 30 minutos y en el caso de tener que abordar una reunión de más de 45 minutos debemos hacer un descanso de 5 minutos en el ecuador de la misma.

5. Establecer un horario de reuniones
-inmutable-